Gestion des dossiers
Advocatis est une base de données dans laquelle il est possible de sauvegarder tous les éléments qui constituent un dossier typique d’un cabinet d’avocats :
- les coordonnées du client, des parties adverses, des intervenants divers (notaires, huissiers, greffes, …),
- les courriers échangés entre toutes ces parties,
- les extraits de comptes des avocats,
- l’agenda du bureau
Advocatis propose différents écrans reprenant les dossiers créés, triés par numéro de dossier, par date de création, par ordre alphabétique des clients, ou selon l’état archivé/non-archivé du dossier.
Une page détaillée reprend le contenu de chaque dossier, avec la possibilité (en fonction des rôles définis pour chaque intervenant du cabinet d’avocats) d’agir directement sur tous les éléments du dossier : modification générale, agenda, prestations, documents, …
Vous êtes spécialisé en droit des assurances et de la circulation routière ? Advocatis est le logiciel adapté à vos besoins, grâce à une gestion spécifique des assureurs, des courtiers, et des contrats d’assurance.
Création de courriers liés au dossier
A partir des données sauvegardées, il est possible de créer des courriers à destination de tous les intervenants existants dans la base de données, sans qu’il soit nécessaire de réencoder les adresses des destinataires. Ces courriers peuvent être envoyés directement par e-mail, sauvegardés dans la base de données, imprimés, modifiés, …
Il est possible de créer des courriers-type réutilisables (demande de provision, …).
Tous les courriers sont créés au format PDF: le destinataire pourra lire le document, peu importe son système d’exploitation informatique.
Un système de relecture par l’avocat des courriers créés par la(le) secrétaire, peut être mis en place.
Création de documents
A partir des données sauvegardées, il est possible de créer des documents sur base de documents-type. Le format de sortie de ces documents est le PDF ou le DOCX (MS Word) : dans ce dernier cas, le document MS Word est retravaillé sur le poste de l’utilisateur et n’est pas directement sauvegardé dans Advocatis.
Ces documents peuvent être envoyés par e-mail, sauvegardés dans la base de données, imprimés, modifiés, …
Il est possible de créer des documents-type réutilisables (conclusions, …).
Echéancier – agenda
Advocatis est livré avec un échéancier intelligent : à partir du dossier, une action pré-enregistrée peut être sélectionnée. Cette action calcule automatiquement la date à laquelle le gestionnaire doit reprendre en main son dossier pour finaliser l’action entamée.
L’échéancier est multi-utilisateurs et visualise les tâches à réaliser par membre du cabinet et par dossier.
Importation des e-mails
Vos e-mails peuvent être importés dans Advocatis et classés dans le dossier concerné. Les pièces jointes peuvent être extraites de l’e-mail : elles sont ainsi réutilisables pour un envoi ultérieur.
Plus de crainte de rater un e-mail important : vous avez la possibilité d’indiquer à Advocatis si l’e-mail a été lu.
Gestion des prestations
Advocatis créé automatiquement la note d’honoraires (incluant les frais, débours et provisions), sur base des courriers créés, des extraits de compte encodés, et de diverses prestations pré-encodées. Il est également possible d’enregistrer des timesheets pour chaque avocat du cabinet et de calculer les prestations à facturer sur base d’un taux horaire (qui peut être variable d’un dossier à l’autre).
Les extraits de compte de la plupart des banques belges peuvent être automatiquement intégrés dans Advocatis. Vos dossiers sont ainsi à jour (frais engagés, provisions reçues, …).
Un écran spécifique donne la liste des dossiers pour lesquels une provision devrait être demandée au client.
Des écrans de configuration permettent d’encoder des tarifs par page, par kilomètre, par heure, ou par prestation spécifique.
Différents rapports peuvent être générés :
- état de frais, débours et honoraires
- fiche client
- frais professionnels
- livre-journal
- extraits de compte par dossier
Comptabilité
Advocatis crée des factures de sortie ou des états de frais, débours et honoraires, en tenant compte du type de dossier et de l’assujettissement à la TVA de l’avocat et/ou du client.
Les factures d’entrée sont également gérées.
Les demandes de provisions peuvent être créées sur base d’un courrier, ou par une simple entrée. Elles sont suivies dans des écrans spécifiques qui indiquent les provisions non-payées, celles à convertir en honoraires, et celles qui nécessitent la création d’une facture de sortie.
Tous ces documents s’intègrent parfaitement dans l’outil, au travers de la gestion des prestations et des extraits de compte.
Différents rapports comptables peuvent être générés :
- facturiers d’entrée et de sortie
- statut des montants « à facturer » et « déjà facturés » par dossier et par type de dossier
- liste annuelle des clients assujettis
- liste des états de frais, débours et honoraires, basés sur la date de création du document ou sur la date de paiement
- liste des rémunérations de l’administrateur, basées sur la date de création du document ou sur la date de paiement
- livre-journal
Advocatis génère les écritures comptables pour équilibrer les comptes tiers en fin d’année.
Règlement collectif de dettes
Advocatis possède un module spécifique dédié aux règlements collectifs de dettes : gestion des créances et des créanciers, création des tableaux de budgets, de charges et de ressources, répartition entre les créanciers, rédaction automatisée du plan amiable.
Ce module est évidemment intégré aux autres modules d’Advocatis : création automatisée de courriers, enregistrement de prestations, ajout d’événements dans l’agenda.
Avec ce module, il est très facile d’adapter certaines données et de créer de nouvelles versions des différents tableaux et du plan amiable.
Administration provisoire de biens
Advocatis possède un module spécifique dédié à l’administration provisoire de biens : gestion des administrés et de leurs comptes bancaires, rédaction automatisée de rapports.
Les extraits de compte de la plupart des banques belges peuvent être automatiquement intégrés dans Advocatis. Vos dossiers sont ainsi à jour pour calculer le forfait légal et générer le rapport de l’administrateur.
Ce module est évidemment intégré aux autres modules d’Advocatis : création automatisée de courriers, enregistrement de prestations, ajout d’événements dans l’agenda.
Gestion des comptes bancaires
Advocatis vous propose un système sécurisé et fiable de gestion de vos extraits de compte, à partir duquel il est possible de générer les états de frais, débours et honoraires, les fiches client, le livre journal par année et par avocat. Une balance est instantanément calculée, qui vous garantit la cohérence des écritures.
Les extraits de compte de la plupart des banques belges peuvent être automatiquement intégrés dans Advocatis. Vos dossiers sont ainsi à jour (frais avancés, provisions reçues, …).
La gestion multi-utilisateurs assure la confidentialité des données liées aux extraits de compte.
Livre journal
Un simple clic génère votre livre journal annuel, sur base des extraits de compte (bancaires ou caisse) validés. Il est ainsi possible d’avoir une évaluation continue des honoraires perçus, de la balance du compte tiers, des débours engagés, …
Chaque ligne du livre-journal est agrémentée de détails vous assurant une compréhension de chaque opération, même plusieurs mois après la clôture d’un dossier.
Par rapport aux exigences légales, des colonnes supplémentaires sont prévues : distinction huissiers/greffes/experts/autres débours.
Gestion des documents
Advocatis sauvegarde dans sa base de données tous les documents liés au dossier : courriers créés ou reçus, documents scannés, photos, … Ces documents peuvent être automatiquement envoyés comme annexe à un e-mail, au client ou à tout intervenant défini dans le signalétique de l’application.
Les photos sont prévisualisées sous forme de vignette dans le détail du dossier.
Tous les documents sont créés au format PDF : le destinataire pourra lire le document, peu importe son système d’exploitation informatique.
Il est possible de décider, document par document, ceux qui seront accessibles au client.
